La transformación digital ha cambiado la forma en la que nos relacionamos en todos los ámbitos, incluido el jurídico. La digitalización de los procedimientos, las notificaciones electrónicas y el uso de plataformas de gestión documental han convertido la comunicación digital en un eje central del trabajo de los procuradores.
Pero esta evolución plantea un reto crucial: la seguridad en la transmisión de información sensible. En la relación entre procuradores y clientes, establecer protocolos claros de comunicación digital segura es ya una necesidad ineludible.
Y eso lo sabemos bien en Sevilla Flores, por ello este mes de septiembre hemos obtenido la certificación ISO 27001 en seguridad de la información, un estándar internacional que garantiza que nuestros procesos cumplen los máximos niveles de protección, asegurando la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información que gestionamos.
Te contamos cómo puedes establecer protocolos de comunicación segura en tu despacho de abogados.
La sensibilidad de la información procesal
Los procuradores manejamos a diario documentación altamente sensible: demandas, escritos, notificaciones judiciales, datos personales y financieros. Una filtración, un acceso indebido o una pérdida de información no solo compromete la confianza del cliente, sino que puede tener consecuencias legales directas, desde sanciones por incumplimiento de normativa de protección de datos hasta responsabilidades profesionales.
Por ello, la confidencialidad y la integridad de la información procesal no son negociables.
Normativa aplicable y obligaciones profesionales
En materia de comunicación digital, los procuradores debemos cumplir con distintas exigencias:
- Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) y Ley Orgánica de Protección de Datos y Garantía de Derechos Digitales (LOPDGDD): imponen obligaciones sobre el tratamiento seguro de datos personales y refuerza la necesidad de implementar medidas técnicas y organizativas adecuadas.
- Código Deontológico de los Procuradores: establece el deber de preservar la confidencialidad y de utilizar medios seguros en las comunicaciones.
Cumplir con estas normas implica no solo adoptar medidas técnicas, sino también formar a los equipos y establecer protocolos claros con los clientes.
Principales riesgos en la comunicación digital
Antes de definir protocolos, conviene identificar los riesgos más habituales:
- Phishing y suplantación de identidad: correos electrónicos o mensajes fraudulentos que intentan obtener información confidencial.
- Intercepción de comunicaciones: acceso no autorizado a correos, chats o llamadas.
- Pérdida de dispositivos: móviles u ordenadores con acceso a documentación judicial y datos confidenciales de los clientes.
- Uso de canales inseguros: envío de información procesal por aplicaciones o plataformas sin cifrado de datos.
La concienciación tanto del profesional como del cliente es el primer paso para minimizar estos riesgos.
Protocolos recomendados de comunicación segura
Un despacho de procuradores que trabaje con clientes particulares debe implementar protocolos claros y fáciles de seguir. Entre los más relevantes:
a) Canales autorizados
Definir de manera explícita qué canales se utilizarán para la comunicación (correo electrónico corporativo, plataforma segura, teléfono profesional). Deben evitarse aplicaciones de mensajería sin garantías de seguridad.
b) Cifrado de la información
El uso de herramientas de cifrado de extremo a extremo garantiza que solo el procurador y el cliente puedan acceder al contenido de los mensajes y documentos.
c) Gestión documental en la nube segura
Optar por plataformas de gestión documental jurídicas que cumplan con la normativa vigente, que permitan acceso restringido y trazabilidad de los documentos compartidos.
d) Verificación de identidad
Antes de compartir información crítica, conviene establecer protocolos de verificación (doble factor, confirmaciones telefónicas, códigos únicos).
e) Políticas de contraseñas y dispositivos
Uso de contraseñas robustas, doble autenticación y dispositivos con antivirus y actualizaciones de seguridad al día.
f) Registro de comunicaciones relevantes
Mantener constancia de los intercambios importantes, ya sea a través de la propia plataforma de gestión o mediante actas digitales, con el fin de garantizar trazabilidad y prueba en caso de incidencia.
Educación y concienciación del cliente
De poco sirve implantar protocolos si el cliente particular no los entiende o no los sigue. Por eso, una parte fundamental de nuestro trabajo como procuradores es acompañar al cliente en el uso de herramientas seguras.
Explicar por qué no debe enviarse una demanda a través de WhatsApp, cómo acceder de manera correcta a la plataforma de documentos o la importancia de confirmar la identidad del remitente en un correo son prácticas sencillas que generan confianza y evitan riesgos.
Beneficios de seguir un protocolo claro
La implementación de protocolos de comunicación digital segura genera múltiples beneficios:
- Confianza del cliente: el particular percibe que su información está protegida.
- Seguridad jurídica: se reducen riesgos de incumplimientos normativos.
- Eficiencia: un canal seguro bien definido evita duplicidades, pérdidas de información y malentendidos.
- Valor añadido: el despacho de procuradores se posiciona como un socio moderno, adaptado a las exigencias digitales actuales.
Conclusión: seguridad como pilar de la confianza
La digitalización ha llegado para quedarse en el ámbito procesal, y con ella la responsabilidad de reforzar la seguridad en cada interacción. Para un procurador, establecer protocolos de comunicación digital segura no es un detalle accesorio, sino una condición imprescindible para garantizar la confianza del cliente particular y la eficacia del servicio.
En Sevilla Flores contamos con la certificación ISO 27001 en seguridad de la información y trabajamos cada día con esta premisa: la tecnología al servicio de la confianza y la seguridad jurídica. Nuestra misión es ser no solo representantes procesales, sino también un aliado fiable en la gestión digital con nuestros clientes y colaboradores.
